Pracowałam ostatnio z fundacją działającą od 10 lat. Z zewnątrz wyglądała stabilnie: dobry zespół, rozpoznawalna marka, regularne działania w mediach społecznościowych, kilka nagród branżowych w gablocie. W środku wyglądało to zupełnie inaczej. Ciągły stres prezeski, zbiórki przez 12 miesięcy w roku, zero rezerw finansowych, permanentne pytanie „co się stanie, jeśli w tym miesiącu nie zbierzemy wystarczająco?”.
Pracowałyśmy razem nad strategią fundraisingową. Zamiast od razu ruszać z audytem i rekomendacjami, zaczęłam od jednej kalkulacji. W momencie kiedy zarząd zobaczył jej wynik, rozmowa o fundraisingu zmieniła się fundamentalnie.
Zamiast pytania „skąd weźmiemy pieniądze w przyszłym miesiącu” pojawiło się: „ilu mamy dziś regularnych darczyńców, ilu chcemy mieć i co zrobimy, żeby osiągnąć nasz cel do końca roku?”. To jest różnica między zbieraniem pieniędzy, a systemem fundraisingowym. Strategia fundraisingowa 4K, którą wdrażam od 2011 roku u moich klientów, zaczyna się właśnie od tej jednej liczby.
Liczba stabilności to minimalna liczba regularnych darczyńców, którzy miesięcznie wpłacają na Twoją organizację i których wpłaty pokrywają operacyjne koszty działania, niezależnie od grantów, projektów i jednorazowych zbiórek.
To nie jest liczba „docelowa” w sensie marketingowym. To jest liczba przetrwania. Moment, w którym Twoja NGO przestaje żyć od zbiórki do zbiórki i zaczyna oddychać. Moment, w którym prezeska przestaje budzić się w nocy z pytaniem „co się stanie, jeśli ten grant nie przejdzie?”.
Większość organizacji, z którymi pracowałam przez 23 lata w fundraisingu, tej kalkulacji nigdy nie zrobiła. Nie z braku kompetencji. Po prostu od środka nie widać własnych liczb tak ostro, jak widzi je ktoś z zewnątrz. I dlatego właśnie teraz chcę Ci pokazać, jak to policzyć samodzielnie.
Ta kalkulacja jest celowo prosta. Nie potrzebujesz do niej Excel ani konsultanta. Potrzebujesz trzech liczb, które powinna znać każda liderka i każdy lider NGO.
Zadaj sobie jedno konkretne pytanie: ile Wasza organizacja potrzebuje miesięcznie, żeby działać? Nie budżet inwestycyjny, nie projekty z dofinansowania, nie plany rozwojowe. Tylko to, co jest absolutnie niezbędne do utrzymania organizacji i realizacji podstawowej misji, niezależnie od tego, czy w danym miesiącu pojawi się grant, czy nie.
Wlicz w to wynagrodzenia stałego zespołu, czynsz i media, podstawowe materiały operacyjne, minimalny budżet komunikacji. Zostaw na boku wszystko, co jest finansowane z konkretnych projektów. W fundacji z naszego przykładu ta liczba wyniosła 35 000 zł miesięcznie.
Jeśli nie znasz tej liczby z pamięci, to już masz pierwszą ważną informację: Twój fundraising nie może być strategiczny, dopóki nie znasz swojego miesięcznego „minimum przetrwania” – kosztów stałych.
Jeśli macie już regularnych darczyńców, sprawdź jaka jest ich średnia miesięczna wpłata. Najprościej: zsumuj wszystkie regularne wpłaty z ostatniego miesiąca i podziel przez liczbę darczyńców regularnych. To jest średnia darowizna regularna w PLN.
Jeśli dopiero budujecie bazę regularnych darczyńców i jeszcze ich nie macie, to przyjmij 50 zł. Tyle wynosi typowa miesięczna wpłata polskiego regularnego darczyńcy indywidualnego według danych z kampanii, które analizowałam przez ostatnie lata. Możesz też przyjąć 30 zł, jeśli Twoja organizacja działa w obszarze, gdzie darczyńcy mają typowo niższe możliwości finansowe, albo 80-100 zł, jeśli Twoja misja przyciąga bogatszych darczyńców z wyższym poczuciem zaangażowania i możliwościami finansowymi.
Miesięczne koszty operacyjne podziel przez średnią darowiznę regularną. 35 000 zł podzielone przez 50 zł daje 700. 700 regularnych darczyńców! To jest liczba stabilności tej konkretnej fundacji. To nie abstrakcja. To cel fundraisingowy wyrażony w ludziach, nie w złotówkach.
I to właśnie zmienia wszystko. Mówienie „chcemy zebrać 35 000 zł miesięcznie” to cel, który nie porywa nikogo. Mówienie „potrzebujemy 700 osób, które wierzą w naszą misję i wpłacają co miesiąc po 50 zł” to konkret. To wizja. To coś, o czym można opowiedzieć na zebraniu zarządu, na stronie internetowej, w kampanii fundraisingowej. To punkt wyjścia.
Kiedy zarząd zna liczbę stabilności finansowej, zmienia się sposób myślenia o fundraisingu w całej organizacji. Zamiast pytać „ile zbierzemy w grudniu?” zaczyna pytać „ilu mamy regularnych darczyńców i jak ta liczba rośnie miesiąc do miesiąca?”. To fundamentalna zmiana perspektywy.
Organizacja zaczyna myśleć w kategoriach systemu, zamiast jednorazowych akcji. Zamiast „zorganizujmy kolejną zbiórkę” pojawia się „co robimy, żeby przyciągnąć kolejnych 50 regularnych darczyńców w tym kwartale?”. To różnica między kumulującym się kapitałem, a ciągłym „szukaniem finansowania”.
Widziałam tę zmianę setki razy. Zarządy, które wcześniej dyskutowały na każdym spotkaniu o tym „jak przetrwać następny miesiąc”, po jednym popołudniu z kalkulatorem zaczynają rozmawiać o tym, jak zbudować bazę 500, 700, 1000 regularnych darczyńców w ciągu roku. To jest przejście od zarządzania kryzysem do zarządzania strategicznego poprzez cele.
Kiedy znasz już swoją liczbę stabilności, masz punkt wyjścia do prawdziwej strategii fundraisingowej. Wiesz, ile regularnych darczyńców masz dziś. Wiesz, ile chcesz mieć. Różnica między tymi dwiema liczbami to Twój cel fundraisingowy na najbliższe 12 -24 miesiące.
Następnym krokiem jest pytanie: w jaki sposób przyciągniesz brakujących darczyńców? Przez kampanie świąteczne? Przez działania organiczne w mediach społecznościowych? Przez reklamy? Przez wydarzenia? Przez partnerstwa z firmami? Każdy z tych kanałów ma inne wskaźniki konwersji i inne koszty pozyskania darczyńcy. Kiedy znasz liczbę docelową, możesz planować konkretne działania zamiast robić „coś” i liczyć na efekty.
Warto też ustalić, ile wynosi Twój koszt pozyskania darczyńcy regularnego i jak długo typowo zostaje w Twojej bazie. To dwa wskaźniki, które pozwolą Ci ocenić, ile możesz spokojnie zainwestować PLN w pozyskanie jednego darczyńcy i kiedy ta inwestycja się zwróci. Ale to już jest kolejny krok. Na razie zacznij od policzenia liczby stabilności finansowej w NGO.
Weź kartkę. Zapisz miesięczne koszty operacyjne. Zapisz średnią darowiznę regularną (lub przyjmij 50 zł, jeśli jeszcze nie masz regularnych darczyńców). Podziel jedną liczbę przez drugą. Co Ci wyszło?
Wynik to Twoja liczba stabilności finansowej w NGO. Ilu darczyńców Wam brakuje do niej dzisiaj? Ta różnica to nie jest powód do stresu. To jest jasny, mierzalny cel fundraisingowy. I to jest punkt, w którym prawdziwa strategia fundraisingowa zaczyna się nabierać kształtu.
Dziś znasz swoją liczbę stabilności, możesz zaplanować konkretne działania na ten czas. Jeśli jej nie znasz, każda kampania, którą zorganizujesz, będzie strzelaniem w ciemność.
Jeśli chcesz poznać i wdrożyć w swojej NGO cały system fundraisingowy, który „produkuje” regularnych darczyńców, czyli sprawdzoną Strategię fundraisingową 4K – zapisz się na 7 tyg. program wdrożeniowy System Regularnych Darowizn w NGO tutaj >>>
Autorką wpisu jest Martyna Mazela — założycielka i CEO Instytutu Fundraisingu, z 23-letnim doświadczeniem w fundraisingu. Pomaga liderom organizacji pozarządowych budować systemy fundraisingowe i pozyskiwać miliony złotych z darowizn na realizację ich misji. Dzięki autorskiej Strategii fundraisingowej 4K pomaga NGO przejść od finansowania rzędu 50 tys. zł do nawet 6 mln zł rocznie z fundraisingu i zbudować stabilne, niezależne od dotacji źródła finansowania całej NGO.
LinkedIn: linkedin.com/in/martyna-mazela-578385
Strona Instytutu: instytutfundraisingu.pl
